Organizacja sylwestra w plenerze wymaga odpowiedniego przygotowania. Na taki krok decydują się przede wszystkim firmy specjalizujące się w organizacji wydarzeń rozrywkowych oraz władze lokalne. Na etapie organizacji należy nie tylko otrzymać zezwolenie na przeprowadzenie imprezy, ale również dobrze zabezpieczyć jej teren. Prace warto rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, aby uniknąć przykrych niespodzianek. Sprawdź, o czym nie możesz zapomnieć.
Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy
Plenerowy sylwester organizowany dla dużej liczby osób to spore wyzwanie logistyczne. Zanim jednak przejdziesz do przygotowywania infrastruktury, musisz zadbać o wypełnienie obowiązku administracyjnego. Jeżeli na otwartej przestrzeni będzie przebywało 1000 osób lub więcej, to wymagane jest otrzymanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. W przypadku mniejszej liczby uczestników wystarczy zgłoszenie imprezy niemasowej do właściwej gminy. Zarówno impreza masowa, jak i niemasowa, mogą odbyć się tylko wtedy, jeżeli przedstawiciele gminy i służb nie zaopiniują ich negatywnie. Jednocześnie pamiętaj o tym, że impreza masowa powoduje dodatkowe obowiązki w postaci m.in.: zabezpieczenia imprezy przez służby, zatrudnienia wymaganej liczby pracowników ochrony czy też stworzenia planu imprezy.
Szczegóły dotyczące tych obowiązków prawnych znajdują się w dokumentach takich jak m.in.: Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie określenia sposobu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas trwania imprez na drogach, warunków ich odbywania oraz trybu postępowania w tych sprawach, oraz Ustawa Prawo o ruchu drogowym. Za organizację imprezy na 1000 osób lub więcej odpowiada kierownik ds. bezpieczeństwa imprez masowych, który musi posiadać niezbędne uprawnienia.
Jak przygotować infrastrukturę przy sylwestrze w plenerze?
Po spełnieniu obowiązków formalnych należy przejść do zaprojektowania i wykonania infrastruktury, która niezbędna jest do przeprowadzenia sylwestra w plenerze. Tego typu imprezy zazwyczaj odbywają się na otwartych placach miejskich, boiskach sportowych i innych obszarach, gdzie znajduje się podłączenie do mediów, jest łatwy dojazd i można zadbać o bezpieczeństwo wszystkich uczestników. Poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie związane z przygotowaniem terenu pod plenerowego sylwestra.
Zabezpieczenie gruntu
Obowiązkiem organizatora jest zadbanie o zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa imprezy. Jeżeli wydarzenie odbywa się na gruncie, to niezbędne mogą okazać się prace związane z zabezpieczeniem gruntu. Ich zakres różni się od lokalizacji. Inne prace wykonywane są na boisku piłkarskim, plaży czy też placu miejskim. Niezwykle ważne jest przygotowanie stabilnego i wytrzymałego podłoża nie tylko pod scenę muzyczną, ale również pod elementy infrastruktury sanitarnej (toalety), przestrzeń gastronomiczną, dekoracje i elementy nagłośnienia czy też ciągi komunikacyjne. Ich użytkowanie powinno być bezpieczne, dlatego teren należy wyrównać i w razie konieczności dodatkowo wzmocnić.
Drogi dojazdowe i ewakuacyjne
Organizator powinien zadbać o bezpieczny dojazd na miejsce wydarzenia, w tym miejsce montażu sceny muzycznej. Elementy konstrukcji dowożone są przez pojazdy o dużej masie, dlatego niezbędne okazuje się przygotowanie dróg dojazdowych. W tym celu wykorzystuje się dobrej jakości płyty drogowe, które są proste w montażu i demontażu oraz bezpieczne w użytkowaniu. Doskonale sprawdzają się tu panele wykonane z tworzywa sztucznego oraz płyty aluminiowe. Alternatywę stanowią płyty betonowe. Zadbaj o przygotowanie utwardzonego i stabilnego dojazdu, dzięki któremu zabezpieczysz bezpieczeństwo uczestników imprezy oraz ograniczysz degradację podłoża. W zakresie obowiązków organizatora jest także stworzenie dróg ewakuacyjnych i odpowiednie ich rozplanowanie.
Zbudowanie platformy pod scenę muzyczną
Scena muzyczna to główna konstrukcja podczas sylwestra pod chmurką. Jej ciężar sprawia, że stanowi duże obciążenie dla gruntu. Aby zwiększyć jej stabilność, stosuje się dedykowane płyty eventowe. Stworzone są w ten sposób, aby jeszcze lepiej rozkładać ciężar konstrukcji i zabezpieczyć grunt przed degradacją. Wbrew pozorom dotyczy to zarówno boisk piłkarskich, jak i wybetonowanych placów miejskich. Stworzenie płaskiej i wytrzymałej powierzchni umożliwia postawienie platform pod sceny muzyczne i zwiększa bezpieczeństwo przeprowadzenia imprezy kulturalno-rozrywkowej.
Zaufaj profesjonalistom
Ze względu na potencjalne zagrożenia i wyzwania, przed którymi staje organizator, przy organizacji sylwestra w plenerze warto współpracować z profesjonalistami. Jako Lion’s Heart specjalizujemy się w zabezpieczeniu gruntu pod imprezy, budowaniu dróg dojazdowych i ewakuacyjnych czy też platform pod sceny muzyczne. Na co dzień korzystamy tylko ze sprawdzonych i wytrzymałych materiałów. Dysponujemy taborem pojazdów specjalistycznych do transportu oraz układania płyt drogowych i eventowych. Razem z nami zadbasz o odpowiednie przygotowanie infrastruktury przed planowanym wydarzeniem. Już teraz skontaktuj się z naszym ekspertem.