Organizacja imprez masowych nakłada wiele dodatkowych obowiązków związanych z profesjonalnym oraz zgodnym z prawem zabezpieczeniem zabawy w plenerze, na hali sportowej, stadionie, sali koncertowej i w wielu innych miejscach. O jakich warunkach bezpieczeństwa imprez masowych warto szczególnie pamiętać?
Na kogo spada odpowiedzialność za zachowanie bezpieczeństwa na imprezie masowej?
Organizator wydarzenia współpracuje na bieżąco z kierownikiem odpowiedzialnym głównie za bezpieczeństwo. Sama reakcja na kryzysy w przypadku prowadzenia imprezy masowej nie wystarczy. Chodzi przede wszystkim o profilaktykę, w tym o wyznaczenie prawidłowych dróg ewakuacyjnych, chociażby z wytrzymałych płyt aluminiowych i o przetestowanie całego planu.
Jakie zadania stawia ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych organizatorom?
Ustawa jasno wskazuje na zachowanie maksymalnych standardów bezpieczeństwa, na regulowanie porządku publicznego i na wyznaczenie pomocy medycznej na terenie zabawy. Większość działań związanych z bezpieczeństwem polega na prawidłowej ocenie stanu technicznego nieruchomości, w której znajdą się goście, na wyznaczeniu zaplecza sanitarnego i pomocy medycznej, a także kontaktu do kadry kierowniczej czy pracowników działu informacyjnego.
Wyznaczanie ścieżek ewakuacyjnych przy wykorzystaniu tymczasowych płyt aluminiowych
Wyznaczanie dróg ewakuacyjnych wygląda nieco inaczej na wydarzeniach plenerowych, a inaczej w zamkniętych obiektach. W plenerze doskonale sprawdzają się modułowe płyty aluminiowe. Nie niszczą powierzchni, na której zostały ułożone i wytrzymują duże obciążenie, w tym ruch pojazdów używanych przez służby ratownicze czy policję. Tymczasowymi płytami aluminiowymi można wyznaczać strefy informacyjne, parkingi, ścieżki poprawiające płynność ruchu w plenerze, a nawet poboczne trasy rowerowe dla zainteresowanych. Wszystko w tym przypadku zależy od kreatywności organizatora i od zadań narzuconych przez ustawę o bezpieczeństwie imprez masowych.
Dobre planowanie imprezy masowej podstawą sukcesu
Dobra praktyka to wyznaczanie potencjalnych stref ryzyka w celu lepszego monitorowania już w trakcie wydarzenia. Jeden z krytycznych punktów dotyczy przygotowania regulaminu i przydzielenia pracowników wykrywających naruszenia porządku. Służby porządkowe oraz służby informacyjne to obowiązkowy dodatek na imprezach masowych. Współpraca w takim przypadku odbywa się najczęściej na zasadach outsourcingu. Organizator zatrudnia do pomocy specjalistów z odpowiednimi uprawnieniami. Wszystkie służby zaangażowane w obsługę wydarzenia muszą pozostawać ze sobą w stałym kontakcie, więc przyda się inwestycja w nowoczesną infrastrukturę.
Strefy odpowiedzialności organizatora imprezy masowej
- zachowanie porządku publicznego, standard narzucany ustawowo,
- wytypowanie zaplecza medycznego, higienicznego, informacyjnego,
- ustawienie właściwego kontaktu pomiędzy służbami porządkowymi,
- kontrola stanu technicznego obiektu, w którym odbywa się impreza lub pleneru w poszukiwaniu stref ryzyka,
- powołanie kierownika odpowiedzialnego bezpośrednio za kwestie bezpieczeństwa gości.
Praktyka prawidłowej weryfikacji uczestników zabawy masowej
Nieco inne praktyki bezpieczeństwa dotyczą zarządzania imprezami masowymi wysokiego i niższego ryzyka. Chodzi tutaj głównie o obłożenie kadrą porządkową w stosunku do skali uczestników. Organizator zdobywa pewne uprawnienia zapewniające lepszą weryfikację wchodzących na teren zabawy gości. Weryfikacja następuje najczęściej na podstawie wcześniej zarezerwowanego biletu i aktualnego dokumentu tożsamości. Na stadionach może pojawić się potrzeba wykluczenia niektórych kibiców posiadających wyraźne zakazy wstępu nałożone, czy to przez kluby, czy bezpośrednio przez policję.
Odpowiedzialność organizatora i uczestników za wzajemne bezpieczeństwo
Warto pamiętać, że nie tylko organizator imprezy posiada konkretne obowiązki, ale również uczestnicy. Najważniejszy obowiązek dotyczy unikania alkoholu powyżej wyznaczonych norm.
Ewaluacja administracyjna i uprawnienia organów gminy do przerwania imprezy
Poza organizatorem imprezy masowej funkcjonuje również administracyjny tryb kontroli zakładający ocenę dokumentacji czy jakości zarządzania atrakcjami. W szczególnych przypadkach, najczęściej kryzysowych organ gminy może podjąć decyzję o wstrzymaniu zabawy.
Bezpieczeństwo, które finalnie odbija się na wyniku ekonomicznym imprezy
Organizacja imprez masowych to trudne zadanie i wymagające szczególnego skupienia na kwestiach bezpieczeństwa, na wyznaczeniu dróg ewakuacyjnych i zabezpieczenia terenu. Po wdrożeniu drogi ewakuacyjnej z tymczasowych płyt aluminiowych warto podjąć decyzję o przetestowaniu nowych warunków technicznych. Komfort uczestników wydarzenia masowego i pewność ochrony przekłada się najczęściej na sukces wydarzenia. Bez bezpiecznej organizacji nie ma mowy o wydaniu pozwolenia administracyjnego.