Organizacja plenerowej majówki dla większej społeczności to odpowiedzialne zdanie. Władze muszą zadbać o spełnienie wymogów prawnych w zakresie bezpieczeństwa, dopilnowanie kwestii formalnych i technicznych. Właściwe przygotowania zaczynają się już na wiele tygodni przed planowanym wydarzeniem. Sprawdź, jakie kwestie formalne i techniczne musisz uwzględnić, planując plenerową majówkę w swojej gminie.
Czy będzie to impreza masowa?
Podstawową kwestią przy planowaniu wydarzeń plenerowych, w tym imprez z okazji majówki, jest określenie, czy będzie to impreza masowa. Te zaczynają się od 1000 osób na otwartej przestrzeni. Jeżeli planujemy wydarzenie na 1000 osób lub więcej, to trzeba spełnić szereg dodatkowych wymagań związanych z organizacją. Dotyczą one bezpieczeństwa czy też zapewnienia obecności służb na wydarzeniu. Ponadto za organizację imprezy masowej musi być odpowiedzialna osoba, która posiada odpowiednie uprawnienia. Zazwyczaj majówki organizowane przez sołtysa lub wójta nie są klasyfikowane jako impreza masowa i ich organizacja jest zdecydowanie prostsza. Istnieją jednak określone kwestie formalne i techniczne, których nie można pominąć również w tym przypadku.
Zgłoszenie imprezy niemasowej
W przypadku organizacji imprezy niemasowej należy poinformować o niej urząd właściwy ze względu na lokalizację wydarzenia, a także niezbędne służby. To proste zawiadomienie, dzięki któremu służby porządkowe oraz władze gminy będą miały wiedzę o tym, że danym dniu odbędzie się wydarzenie. Cały proces jest znacznie uproszczony wtedy, gdy za organizację plenerowej majówki odpowiadają przedstawiciele administracji gminy.
Gdzie zorganizować majówkę?
Organizacje plenerowej majówki w gminie warto rozpocząć od wyznaczenia do tego odpowiedniego miejsca. Z doświadczenia wiemy, że tego typu wydarzenia zazwyczaj odbywają się na lokalnych boiskach sportowych lub innych większych przestrzeniach otwartych. W ten sposób można zwiększyć bezpieczeństwo imprezy, a także zadbać o komfort jej uczestników. Często podłoże wymaga dodatkowego zabezpieczenia i wówczas stosuje się dedykowane płyty eventowe. Te sprawdzają się np. pod sceną, w miejscu ustawienie punktów gastronomicznych itd. Dzięki temu można zwiększyć stabilność konstrukcji na całym podłożu oraz odpowiednio rozłożyć jej ciężar. Płyty eventowe chronią również teren (np. boiska), co jest niezwykle ważne dla jego utrzymania w dobrym stanie.
Przygotowanie planu imprezy
Kluczem udanej imprezy jest odpowiedni plan. Już na wiele tygodni przed majówką władze gminy powinny zadbać o część artystyczno-rozrywkową. Dla najmłodszych organizowane są gry i zabawy czy też spektakle i minikoncerty. Kulminacyjnym momentem każdej majówki jest oczywiście występ muzyczny. Warto postawić na uniwersalny rodzaj muzyki, który doskonale nadaje się do zabawy w większym gronie i przypadnie do gustu większości uczestników majówki.
Poza częścią artystyczno-rozrywkową, władze gminy muszą zadbać o zagwarantowanie sobie usług firm odpowiedzialnych za:
- technikę sceniczną i nagłośnienie;
- prowadzenie punktów gastronomicznych;
- sprzątanie;
- dostawę i obsługę sanitariatów;
- dodatkowe atrakcje;
- zabezpieczenie imprezy (firma ochroniarska to obowiązek w przypadku imprez masowych).
Im szybciej się tym zainteresujesz, tym większy będzie wybór firm z wolnymi terminami na najbliższą majówkę. Pozwoli Ci to także na wynegocjowanie lepszych warunków współpracy.
Odpowiednie zabezpieczenie terenu
Jedną z kluczowych kwestii technicznych przy organizacji majówki dla gminy jest odpowiednie zabezpieczenie terenu imprezy. Wydarzenie powinno się odbywać w otwartej przestrzeni, gdzie minimalizuje się ryzyko ewentualnych wypadków. Teren ten powinien być wolny od przeszkód i nierówności, dlatego najczęściej wybierane są duże place gminne lub boiska piłkarskie. Następnie gmina musi zadbać o ogrodzenie miejsca imprezy, a także o zapewnienie ciągów komunikacyjnych i zaplecza sanitarnego. Nie bez znaczenia jest również odpowiednie zabezpieczenie podłoża pod scenę, sanitariaty, punkty gastronomiczne itd. W tym celu stosuje się profesjonalne płyty eventowe. Ich zadaniem jest zabezpieczenie zieleni (np. na boisku piłkarskim), wyrównanie podłoża, a także odpowiednie rozłożenie ciężaru zabudowy. Nie można nie docenić znaczenia płyt eventowych w procesie organizacji imprezy. Dzięki nim minimalizuje się ryzyko ewentualnych wypadków czy też uszkodzeń sprzętu.
Zapraszamy do kontaktu z Lion’s Heart
Jeżeli planujesz organizację majówki dla gminy lub innego wydarzenia na terenie otwartym, to zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym zespołem. Jako Lion’s Heart od lat współpracujemy z przedstawicielami administracji publicznej przy organizacji różnego rodzaju imprez plenerowych. Zadbamy o odpowiednie zabezpieczenie terenu imprezy, dzięki nowoczesnym płytom eventowym. Posiadamy profesjonalny sprzęt do transportu, montażu i demontażu płyt eventowych. Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem i do skorzystania z naszego doświadczenia.